Quy tắc 01
Đọc 5 giây chưa thấy WHY — tài liệu đó hỏng rồi
Đây là bộ lọc đầu tiên tôi áp vào mọi thứ mình viết ra: doc, slide, email, dashboard, cả tin nhắn đặt lịch họp. Người đọc lướt 5 giây đầu mà chưa biết vì sao thứ này tồn tại, họ sẽ không đọc tiếp — hoặc tệ hơn, đọc tiếp trong trạng thái đoán mò.
"Đọc 5 giây mà chưa biết Why hoặc pain point là khó hiểu rồi."
Áp vào từng loại:
- Slide: title đầu tiên phải nêu thẳng vấn đề, không phải tên đề tài.
- Email: subject là WHY, không phải "Về việc...".
- Meeting: câu mở đầu là kết quả cần đạt của buổi họp.
- Dashboard: mỗi widget phải trả lời được "vậy giờ làm gì?" — không thì là trang trí.
Ba lỗi tôi gặp nhiều nhất khi review slide: title không có thông tin, tường chữ phải đọc hết mới hiểu, và thiếu hẳn slide mục tiêu ở đầu. Cả ba chung một gốc — người viết bắt người đọc tự đi tìm WHY thay vì đưa sẵn.
Từ sổ tay: 5-second WHY Rule — bộ lọc chính tôi dùng khi review mọi tài liệu và khi dạy.
Quy tắc 02
Đừng brainstorm với AI từ trang trắng — outline xong rồi mới AI
Cách tôi dùng AI mỗi ngày gói trong một mode: đưa AI một outline chi tiết, để nó fill nội dung theo bố cục tôi đã chốt. Không mở trang trắng rồi hỏi AI "viết giúp tôi cái này".
Vì sao: brainstorm từ đầu với AI, bạn nhận về cấu trúc của AI — không phải của bạn. Outline trước, AI sau, thì AI chỉ làm phần tay chân — phần nghĩ vẫn là của bạn.
Con số thật của tôi: sửa dưới 20% output của AI khi làm đúng cách này.
Và một nguyên tắc không nhân nhượng: AI bịa dữ liệu là loại thẳng. Người nhận tài liệu của tôi hầu hết là cấp quản lý trở lên — một con số sai là mất uy tín cả bản báo cáo, không cứu được bằng văn hay.
Từ sổ tay: AI Workflow cá nhân — Spec Mode, đây cũng chính là nội dung tôi dạy trong khoá Làm Chủ Claude.
Quy tắc 03
70% vấn đề, 30% giải pháp — và không đảo ngược thứ tự
Tỷ lệ tôi giữ trong mọi tài liệu gửi lên trên: 70% dành cho bối cảnh và vì sao vấn đề đáng giải, 30% cho giải pháp. Nghe ngược đời — đa số viết ngược lại, giải pháp chiếm gần hết còn vấn đề một dòng lấy lệ.
Lý do đơn giản: người duyệt cấp quản lý không có thời gian tự đoán WHY. Framing vấn đề đủ rõ thì giải pháp có thể viết ngắn.
Trong phần vấn đề, tôi trả lời đủ ba câu:
- Mong muốn — họ muốn đạt gì?
- Kết quả cần đạt — "xong" được định nghĩa thế nào?
- Cách làm — triển khai cụ thể ra sao?
Thi thoảng vẫn có bài toán khó mà tôi chưa biết nên chọn hướng nào. Tôi viết vấn đề ra mà chưa kèm giải pháp — giả vờ luôn có đáp án mới là thứ làm mất niềm tin.
Từ sổ tay: Problem-Solution 70/30 — tỷ lệ tôi giữ trong mọi đề xuất gửi cấp quản lý.
Quy tắc 04
Tôi không dùng từ "copy" — tôi dùng "clone và customize"
Chẳng có lý do gì để từ chối đứng trên vai người khổng lồ. Nhưng clone không phải sao chép ngây thơ — nó có ba điều kiện bắt buộc: thực sự hiểu vì sao giải pháp gốc chạy được, tinh chỉnh cho đúng bối cảnh của mình, và biết rõ điểm mạnh yếu của cả hai bên.
"Không có chiếc giày nào tự nhiên mà vừa chân cả."
Cách tôi áp dụng thật:
- Làm feature: quan sát đối thủ trước, phân tích vì sao nó work, rồi adapt cho user của mình.
- Chọn tool: "không có tool nào mua được thì mới đến lượt tự build" — build là phương án cuối, không phải đầu.
- Soạn giáo trình: khung "Phải biết – Cần biết – Nên biết" tôi học từ người khác, thấy hợp lý, dùng lại — không xấu hổ, không cần giả vờ tự nghĩ ra.
Method thắng genius. Tôi tin vào phương pháp lặp lại được hơn là chờ khoảnh khắc thiên tài — và ship nhanh hơn nhờ không phát minh lại bánh xe.
Từ sổ tay: Clone & Customize — cách tôi ra quyết định build-hay-mua trong cả sản phẩm lẫn giảng dạy.