Dùng AI viết email công việc: mẫu prompt cho 5 tình huống văn phòng hay gặp

Email AI viết thường đọc lên là biết ngay. Mở đầu bằng "Hy vọng email này đến với anh/chị trong tình trạng tốt nhất", dài gấp đôi mức cần, ba đoạn cảm ơn, còn việc chính thì nằm ở cuối.

Dùng AI viết email nhanh hơn tự viết thật, nhưng chỉ khi bạn đưa đủ thông tin cho nó. Bài này có khung 5 ý dùng cho mọi email, mẫu prompt cho 5 tình huống công sở hay gặp, cách dùng AI viết báo cáo mà không bị sai số, và cách sửa để email không còn mùi AI.

Vì sao email AI viết nghe như máy

AI không viết dở. Nó chỉ thiếu những thứ mà bạn biết sẵn, nên phải điền vào chỗ trống bằng văn mẫu an toàn nhất.

Không biết quan hệ giữa bạn và người nhận. Email tiếng Việt khó ở chỗ xưng hô. Gửi sếp, gửi đồng nghiệp ngang cấp, gửi khách lâu năm hay gửi đối tác lần đầu là bốn cách xưng hô khác nhau. Không ai nói thì AI chọn "anh/chị" và "chúng tôi", đọc lên lạnh và xa.

Không biết người nhận cần làm gì. Bạn bảo "viết email nhắc khách thanh toán". AI không biết số hoá đơn, số tiền, hạn mới, đây là lần nhắc thứ mấy. Thế là nó viết một email vòng vo, lịch sự, và không ai hành động gì sau khi đọc.

Bê khuôn email tiếng Anh sang. Rất nhiều email mẫu mà AI học được là tiếng Anh. Những câu như "Hy vọng email này đến với anh/chị trong tình trạng tốt" hay "Xin đừng ngần ngại liên hệ" là dịch thẳng từ đó ra. Người Việt đi làm gần như không ai viết như vậy.

Không có ý chính từ bạn. Khi bạn không đưa ý, AI tự nghĩ ra ý. Ý tự nghĩ thì luôn chung chung, vì nó không biết chuyện gì đang thật sự xảy ra.

Khung 5 ý trước khi bảo AI viết email

Trước khi gõ prompt, trả lời đủ 5 ý dưới đây. Mỗi ý một dòng là đủ.

Thêm một quy tắc cho tiêu đề: tiêu đề nói luôn việc cần làm, không phải "V/v thanh toán". Người nhận lướt hộp thư 5 giây mà chưa biết email này cần gì ở họ thì nhiều khả năng họ để đó tính sau. Tôi viết kỹ hơn về bộ lọc này ở quy tắc đọc 5 giây chưa thấy WHY.

Ví dụ trước/sau: email nhắc công nợ

Trước

Viết email nhắc khách thanh toán.

Kết quả: một email chung chung không có số hoá đơn, không có hạn, giọng hoặc quá cứng hoặc quá vòng vo. Bạn vẫn phải tự sửa gần hết.

Sau

Tôi cần email nhắc thanh toán. Khách đọc xong sẽ chuyển khoản trước ngày 25/10 hoặc trả lời lý do chậm.
Hãy viết email từ thông tin bên dưới, lịch sự nhưng rõ ràng, không xin lỗi vì phải nhắc.
Bối cảnh hiện tại là tôi làm kế toán công nợ. Người nhận là chị Hương, kế toán bên đối tác, hai bên làm việc với nhau 2 năm, xưng "em – chị". Hoá đơn số 0125, 48.500.000 đồng, hạn thanh toán 10/10, đã quá hạn 8 ngày. Đây là lần nhắc thứ hai.
Định dạng: tiêu đề + thân email, dưới 120 chữ. Tiêu đề ghi rõ số hoá đơn và hạn mới.

Email nhận về sẽ gần với thế này:

Tiêu đề: Hoá đơn 0125 – nhờ chị thanh toán trước 25/10

Chào chị Hương,

Em gửi lại thông tin hoá đơn số 0125, giá trị 48.500.000 đồng, hạn thanh toán 10/10 vừa rồi. Đến nay bên em chưa nhận được khoản này.

Chị kiểm tra giúp em và chuyển khoản trước ngày 25/10 nhé. Nếu bên chị đang vướng chứng từ gì, chị báo để em gửi bổ sung ngay.

Em cảm ơn chị.

Ngắn, đủ số, có hạn, có lối thoát cho khách nếu họ đang vướng thật. Phần lớn công sức nằm ở prompt, không nằm ở khâu sửa.

Mẫu prompt viết email cho 4 tình huống khác

Cùng khung 5 ý, chỉ đổi nội dung. Copy rồi thay phần trong ngoặc bằng thông tin của bạn.

Từ chối khéo một đề nghị

Tôi cần từ chối đề nghị giảm giá 15% của khách, nhưng vẫn giữ quan hệ và mở ra một phương án khác.
Hãy viết email trả lời: cảm ơn ngắn, nêu lý do không giảm được (giá đã gồm phí vận chuyển), đề xuất tặng thêm 3 tháng bảo hành nếu ký trong tháng này.
Bối cảnh hiện tại là người nhận là anh Tuấn, trưởng phòng mua hàng, xưng "em – anh". Giọng mềm, chỉ xin lỗi tối đa 1 lần.
Định dạng: dưới 120 chữ.

Xin sếp lùi hạn

Tôi cần xin lùi hạn nộp báo cáo thị trường từ thứ Sáu sang thứ Ba tuần sau.
Hãy viết email ngắn: lý do (đối tác gửi số liệu trễ 3 ngày), phần nào đã xong, phần nào còn thiếu, đề xuất gửi trước bản nháp phần đã xong vào thứ Sáu.
Bối cảnh hiện tại là sếp tôi là chị Lan, thích đi thẳng vào việc, xưng "em – chị".
Định dạng: tối đa 6 dòng, câu đầu tiên nói luôn đề xuất.

Trả lời khách đang phàn nàn

Tôi cần trả lời email phàn nàn bên dưới. Mục tiêu là khách đồng ý đổi hàng thay vì đòi hoàn tiền.
Hãy nhận đúng phần lỗi của bên tôi (giao trễ 2 ngày), không nhận phần không phải lỗi của bên tôi (khách chọn sai size), rồi đưa 2 phương án đổi hàng trong 48 giờ.
Bối cảnh hiện tại là tôi làm chăm sóc khách hàng. Giọng thật lòng, không dùng văn mẫu xin lỗi.
[Dán email của khách, đã xoá số điện thoại và địa chỉ]

Chốt việc sau cuộc họp với đối tác

Tôi cần email gửi đối tác sau buổi họp chiều nay, để hai bên chốt cùng một danh sách việc.
Hãy viết từ note họp bên dưới: 3 điểm đã thống nhất, việc của mỗi bên kèm hạn, 1 câu hỏi còn treo cần họ trả lời.
Bối cảnh hiện tại là người nhận là anh Phong, giám đốc dự án bên công ty in. Trang trọng vừa phải, mở đầu bằng "Kính gửi anh Phong".
Định dạng: gạch đầu dòng, dưới 150 chữ.
[Dán note họp]

Email nào bạn viết đi viết lại mỗi tuần thì đừng giữ prompt trong file ghi chú. Đưa nó vào một trợ lý riêng, mở lên là dùng. Cách làm có trong bài tạo trợ lý AI riêng.

Để email không còn mùi AI

Đủ 5 ý rồi mà đọc vẫn thấy giọng máy thì làm thêm ba việc.

Đưa AI xem giọng thật của bạn. Dán 2 đến 3 email cũ do chính bạn viết và thêm một dòng: "Viết theo giọng của các email này: độ dài câu, cách chào, cách xưng hô." AI bắt chước giọng nhanh hơn nhiều so với khi bạn ngồi mô tả "chuyên nghiệp nhưng gần gũi".

Cấm sẵn các câu văn mẫu. Thêm vào cuối prompt: "Không dùng các câu: Hy vọng email này đến với anh/chị trong tình trạng tốt, Xin đừng ngần ngại liên hệ, Rất mong nhận được sự hợp tác." Gặp câu nào khác kiểu đó thì thêm vào danh sách.

Soi trước khi gửi. Dán email vào công cụ Nghe có giống AI viết không trên trang công cụ. Công cụ chấm theo 5 dấu hiệu lộ AI, chỉ đúng câu nào bị dính và trả về một fix prompt để bạn dán lại cho AI sửa. Phần soi chạy ngay trên máy bạn, nội dung không gửi đi đâu.

AI viết báo cáo: AI trình bày, bạn giữ số và nhận định

Báo cáo khác email ở một chỗ: báo cáo có số. Rủi ro lớn nhất khi dùng AI viết báo cáo không phải văn dở mà là số sai. AI có thể tính nhầm, có khi còn tự điền một con số trông rất hợp lý vào chỗ thiếu dữ liệu.

Người đọc báo cáo thường là cấp quản lý. Với họ, một con số sai là mất uy tín cả bản báo cáo, văn hay tới đâu cũng không cứu được. Nên prompt viết báo cáo nào cũng cần câu "chỉ dùng số tôi đưa".

Tôi cần báo cáo kết quả kinh doanh tháng 9 gửi ban giám đốc, đọc 1 phút là biết tháng này tốt hay xấu và vì sao.
Hãy viết từ bảng số liệu bên dưới: 1 câu kết luận ở đầu, 3 điểm chính có số, 2 rủi ro cần để ý trong tháng 10.
Bối cảnh hiện tại là người đọc là giám đốc, không cần giải thích phương pháp. Chỉ dùng số trong bảng. Phép tính nào cũng ghi rõ cách tính. Chỗ nào thiếu số thì ghi "chưa có số", không tự ước tính.
Định dạng: tối đa 200 chữ.

[Dán bảng số liệu]

Phần "vì sao" vẫn là của bạn. AI chỉ đoán được nguyên nhân từ con số. Bạn mới biết tháng đó đối thủ giảm giá, kho bị chậm hàng hay một khách lớn dời đơn. Còn nếu báo cáo kèm đề xuất, hãy để phần lớn dung lượng cho vấn đề, như quy tắc 70% vấn đề, 30% giải pháp. Báo cáo tuần thì có ví dụ đầy đủ trong bài ứng dụng AI trong công việc văn phòng.

Checklist trước khi bấm Gửi

• Câu đầu đã nói việc cần người nhận làm chưa?
• Xưng hô đã đúng quan hệ giữa bạn và người nhận chưa?
• Số tiền, ngày, tên người, số hoá đơn đã so với bản gốc chưa?
• Còn câu văn mẫu nào không?
• Đọc to một lượt. Có câu nào bạn sẽ không bao giờ nói ra miệng không?

Khung 5 ý ở trên là một dạng rút gọn của công thức trong bài cách viết prompt hiệu quả. Nắm công thức đó thì bạn tự dựng được prompt cho mọi loại văn bản khác.

Câu hỏi thường gặp