Tạo trợ lý AI riêng cho việc lặp lại: mẫu chỉ dẫn dùng được trên mọi nền tảng

Thứ Hai bạn dán vào khung chat: "Tôi là kế toán công nợ, công ty phân phối thiết bị, sếp thích ngắn gọn, khách xưng anh chị". Thứ Ba dán lại. Thứ Tư lại dán. Mỗi lần mất vài phút, và hôm nào quên một dòng là kết quả lệch ngay.

Tạo trợ lý AI riêng giải quyết đúng chuyện này: viết bối cảnh một lần, lần sau mở lên là dùng. Nhưng có một chuyện cần biết trước khi bắt tay làm. Cuối năm 2026, hai trong ba cách làm phổ biến nhất đang thay đổi: Custom GPT ngừng chạy từ ngày 11/12/2026, còn Gem của Gemini bắt đầu chuyển thành skills từ 17/11/2026. Bài này chỉ cách viết trợ lý sao cho có đổi nền tảng cũng không mất công, rồi mới đi vào từng nền tảng.

Trợ lý AI riêng khác gì chat thường

Mỗi cuộc chat mới, AI gần như bắt đầu lại từ đầu. Nó không biết bạn làm nghề gì, viết cho ai, hay công ty bạn có quy định gì.

Trợ lý riêng là một gói cố định gồm hai thứ: bản chỉ dẫn nói cho AI biết nó là ai, làm việc gì, theo luật nào, và tài liệu tham khảo như mẫu báo cáo, bảng giá, quy trình nội bộ. Mở trợ lý lên là AI đã có sẵn hai thứ đó, bạn chỉ việc đưa đầu vào của hôm nay.

Trợ lý hợp nhất với việc lặp lại mà mỗi lần chỉ khác phần dữ liệu: trả lời email khách, viết biên bản họp, soát hợp đồng theo một checklist, review CV theo một bộ tiêu chí.

Gem, Custom GPT và Claude Project đang thay đổi thế nào

Đây là tình trạng theo trang hỗ trợ chính thức của OpenAI, Google và Anthropic, kiểm tra ngày 18/10/2026. Các hãng có ghi chú lịch có thể còn đổi.

Mẫu chỉ dẫn 4 phần: Vai – Việc – Nguồn – Luật

Bản chỉ dẫn tốt trả lời đủ 4 câu hỏi. Khung này dùng được trên mọi nền tảng ở trên.

VAI
Bạn là trợ lý của [tên, vị trí] tại [loại công ty]. Người dùng là [ai, trình độ ra sao].

VIỆC
Khi nhận [loại đầu vào], hãy:
1. [bước 1]
2. [bước 2]
3. [bước 3]
Đầu ra: [dạng kết quả, ví dụ email dưới 120 chữ, bảng 4 cột].

NGUỒN
Chỉ dùng thông tin trong tài liệu đính kèm và nội dung người dùng đưa.
Thiếu thông tin thì hỏi lại tối đa 2 câu, không tự đoán.

LUẬT
- Giọng: [ví dụ: ngắn gọn, lịch sự, xưng "em" với khách]
- Không dùng: [các câu văn mẫu bạn ghét]
- Không bao giờ: [ví dụ: hứa ngày giao hàng, đưa ra mức chiết khấu]

Phần Luật là chỗ người mới hay bỏ qua, nhưng lại quyết định trợ lý có dùng được lâu hay không. Lấy ví dụ trợ lý review CV mà tôi dựng, đang có trên trang công cụ: luật của nó là hỏi ngược tối đa 2 đến 3 câu mỗi lượt và không bao giờ tự thêm thành tích người dùng chưa từng nói. Thiếu hai dòng đó, trợ lý sẽ viết CV rất đẹp và rất sai.

Ví dụ trước/sau: trợ lý trả lời email khách hàng

Trước

Trả lời email này giúp tôi.
[Dán email của khách]

Mỗi lần AI đoán lại từ đầu: xưng "chúng tôi" hay "em", có được hứa ngày giao hàng không, chính sách đổi trả ra sao. Bạn sửa gần hết rồi mới gửi được.

Sau

VAI
Bạn là trợ lý chăm sóc khách hàng của một cửa hàng đồ gia dụng bán online. Người dùng là nhân viên CSKH.

VIỆC
Khi nhận email của khách:
1. Xác định khách đang hỏi, phàn nàn hay muốn đổi trả.
2. Tra chính sách trong file "Chinh-sach-doi-tra.pdf".
3. Viết email trả lời, kèm 1 dòng ghi chú nội bộ: trường hợp này có cần báo trưởng ca không.

NGUỒN
Chỉ dùng chính sách trong file đính kèm. Trường hợp file không nói tới thì ghi "Cần hỏi trưởng ca", không tự đặt chính sách.

LUẬT
- Xưng "em", gọi khách "anh/chị". Email dưới 120 chữ.
- Không dùng: "Rất mong nhận được sự thông cảm", "Xin đừng ngần ngại liên hệ".
- Không bao giờ hứa ngày giao hàng cụ thể hoặc hoàn tiền khi chưa có duyệt.

Từ giờ mỗi lần chỉ cần dán email của khách vào. Muốn trợ lý viết email tự nhiên hơn nữa, xem thêm bài dùng AI viết email.

Cách tạo trên từng nền tảng

Claude Project

Trên claude.ai, vào mục Projects và tạo project mới. Dán bản chỉ dẫn vào phần instructions của project, tải tài liệu vào phần knowledge. Mọi cuộc chat mở trong project đó đều dùng chung chỉ dẫn và tài liệu. Gói Free được tối đa 5 project, đủ cho 5 việc lặp lại nhiều nhất của bạn. Claude chưa có giao diện tiếng Việt, nhưng bản chỉ dẫn và nội dung chat viết bằng tiếng Việt bình thường.

ChatGPT Projects

Trong ChatGPT, tạo project mới ở thanh bên trái, mở phần cài đặt của project để dán chỉ dẫn, rồi thêm file. Gói Free được 5 file mỗi project, gói Go và Plus được 25 file. Đây là lựa chọn thay Custom GPT cho tài khoản cá nhân từ giờ trở đi.

Gemini skills (trước đây là Gem)

Google đang thay Gem bằng skills. Skills hiện nhận file văn bản, PDF và ảnh làm tài liệu, Google cho biết phần thêm file từ Drive và chia sẻ skill sẽ có trong thời gian tới. Để dùng skills, tài khoản cần trên 18 tuổi và bật Keep Activity, tức là cho Google lưu hoạt động. Bạn đang có Gem thì copy bản chỉ dẫn và tải lại file kiến thức về máy trước ngày 17/11/2026, phòng khi có phần không chuyển sang được.

Thử và sửa trợ lý trong 15 phút

Trợ lý viết xong chưa phải là xong. Chạy thử với 3 đầu vào thật trước khi dùng hằng ngày:

1. Một trường hợp bình thường, loại gặp hằng ngày. Kết quả phải dùng được gần như ngay.
2. Một trường hợp thiếu thông tin. Trợ lý phải hỏi lại, không được tự đoán.
3. Một trường hợp khó, nằm ngoài tài liệu. Trợ lý phải nói không biết hoặc chuyển cho người.

Chỗ nào sai thì sửa phần Luật, đừng sửa bằng cách dặn thêm trong khung chat. Dặn trong chat thì lần sau trợ lý lại quên. Mỗi lần sửa, lưu bản chỉ dẫn mới vào file của bạn, ghi kèm ngày sửa.

Khi một trợ lý là chưa đủ

Trợ lý vẫn cần bạn mở ra và dán đầu vào. Khi một việc đã chạy ổn ở dạng trợ lý, output ít phải sửa, thì bước tiếp theo là cho nó tự chạy theo lịch hoặc theo email mới về. Bài tự động hoá công việc bằng AI đi tiếp từ chỗ này.

Trên Claude còn một bậc nữa là Skill: đóng cả một quy trình thành kỹ năng, gọi tên là AI tự chạy đúng các bước. Đây là phần học viên tự dựng trong khoá Làm Chủ Claude của tôi, cùng với hồ sơ cá nhân để AI nhớ bạn là ai trong mọi cuộc chat. Viết chỉ dẫn chắc tay hơn thì bắt đầu từ công thức trong bài cách viết prompt hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp